Waarom overstappen naar cloud software


Wat is cloudcomputing precies?  In de kern is cloud computing de toegang tot en opslag van uw informatie  op een externe locatie, in plaats van lokaal. In feite maakt u waarschijnlijk dagelijks gebruik van cloudcomputing zonder er ooit over na te denken. Telkens wanneer u sociale media gebruikt, een video op Netflix bekijkt, het saldo in uw betaalrekening controleert, online documenten zoals Google Spreadsheets gebruikt of uw e-mailadres controleert, gebruikt u de cloud.

Waarom wordt het gebruik van de cloud zo normaal als een deel van ons leven? Het simpele antwoord is dat het beter is dan het alternatief. Technologie ontwikkelt zich in de loop van de tijd en de maatschappij begint het te adopteren. Maar met name de cloud heeft zoveel voordelen ten opzichte van lokale opslag dat het de moeite waard lijkt ze op te sommen.

1. Goedkoop
In sommige gevallen veel goedkoper. Bekijk onze analyse van cloud-gebaseerde mobiele formulieren versus papieren formulieren . De geschatte besparingen per jaar voor een veldteam van vijf personen met aangepaste formulieren ligt rond de $ 12.000. Natuurlijk, papier, harde schijven en fysieke opslag zijn misschien niet zo  duur . Maar wanneer u rekening houdt met de ruimte die nodig is om on-site gegevensopslag op te slaan, de administratieve kosten die gepaard gaan met het daadwerkelijk creëren van de fysieke opslag en de kosten vooraf van het aanschaffen van materialen, begint Cloud Computing veel aantrekkelijker te klinken.

2. Samenwerkend
Wanneer heb je voor de laatste keer een afgedrukt document aan een collega geleverd om het te markeren? Het kan zijn dat je het je niet goed herinnert. Misschien iets recenters: wanneer heb je voor het laatst iemand een document gemaild om ze te kunnen markeren? Teams zijn zich snel gaan realiseren dat werken  in de cloud het meest efficiënte gebruik van ieders tijd is. Het in realtime kunnen bekijken en bewerken van documenten naast collega's die niet fysiek aanwezig zijn, heeft geleid tot een verhoogde productiviteit en kwaliteit van het werk van organisaties die de sprong naar cloudgebaseerd delen van documenten hebben gemaakt. Wanneer uw hele team tegelijkertijd een deel van een spreadsheet kan uitvoeren, beginnen de totale tijdkosten van projecten aanzienlijk te dalen.

3. Up-to-date
Met The Cloud hoeft u zich nooit zorgen te maken dat uw iteratie van software achterblijft bij uw concurrenten. Wanneer uw mobiele CRM zo veel (en  waarschijnlijk meer ) updates dan uw telefoonupdates bijwerkt, hoeft u zich nauwelijks zorgen te maken of uw software al dan niet uit de lucht is. Wat nog beter is, is dat cloud-based SaaS (Software as a Service) in de meeste gevallen wordt bijgewerkt zonder dat je er ooit op hoeft te wachten of erop hoeft te letten. Ontwikkelaars implementeren regelmatig nieuwe versies van de software en aan het eind van de gebruiker hoeft er bijna niets veranderd te worden om de nieuwe en hopelijk verbeterde software te gebruiken.

4. Mobiel
Je gaat je rolodex of telefoonboek niet vinden als je iemand wilt bellen, je haalt je telefoon tevoorschijn. Dus waarom onderwerpen sommige mensen zich nog steeds aan de onroerende en onverwelkomende  aard van opslag op locatie en fysieke opslag? Aanvankelijk was de aantrekkingskracht van SaaS-platforms dat je ze kon openen vanaf elke computer met internettoegang. Hetzelfde geldt vandaag, behalve dat er een computer in je zak zit en internet overal beschikbaar is. Zowel bedrijfseigenaren als werknemers zouden op dit moment niet genoegen moeten nemen met software die alleen op de desktop is geïnstalleerd. Voor veel beroepen, vooral die op afstand of buiten een centrale locatie op regelmatige basis werken, is het dragen van een laptop en zoeken naar Wi-fi onredelijk en eerlijk gezegd onnodig.

5. Betrouwbaar
Ooit een harde schijf defect geraakt, een flashstation beschadigd is geraakt of een stukje papier is gaan scheuren, vlekken vertonen of verloren zijn gegaan? We zijn er allemaal geweest en het is niet erg leuk. Hoewel cloud-gebaseerde software niet onfeilbaar is, biedt de meest bekende bedrijfssoftware, inclusief Repsly, een gemiddelde uptime van meer dan 99,99%. Wilt u ervoor zorgen dat een specifieke service u de dekking biedt die u nodig heeft? Controleer hun SLA vóór de aankoop. In de meeste Service Level Agreements staat duidelijk welk percentage uptime gebruikers van de provider mogen verwachten.

6. Schaalbaar
Als u een moeilijke periode doormaakt en het bedrag dat u uitgeeft aan fysieke opslag en onderhoud van documenten, zoals archiefkasten, on-site servers en printers, moet verlagen, heeft u pech. Door over te schakelen naar de cloud kunnen bedrijven snel de hoeveelheid service waarvoor ze betalen aanpassen aan wat ze op dat moment nodig hebben. De meeste op de cloud gebaseerde software biedt gelaagde of incrementele tariefplannen, zodat deze in de loop van de tijd kunnen krimpen of meegroeien met uw organisatie.

7. Consistent
Een van de belangrijkste klachten van ondernemers die willen overschakelen op Repsly, is dat ze zich willen concentreren op het werk dat er echt toe doet, en de inconsistenties en hoofdbrekens van meerdere tools en handmatige processen achter zich laten. Het invullen van papierwerk en ervoor zorgen dat de kwaliteit van de gebruikte hulpmiddelen consistent is, kan een pijn worden voor werknemers en managers die gewoon hun werk willen  doen. Er zijn duizenden cloudgebaseerde oplossingen die aan meerdere bedrijfsbehoeften voldoen. Zoek er een die meerdere functies van uw bedrijf behandelt en laat het omgaan met het gromwerk.

8. Eco-vriendelijk
Hoewel het misschien niet het eerste voordeel is dat u te binnen schiet, elimineert het overschakelen naar de cloud van fysieke opslag en apparatuur op locatie veel van het afval en de vervuiling die gepaard gaat met het verwijderen van harde schijven, papier en inkt. Het is misschien niet de belangrijkste reden om over te stappen naar de cloud, maar de zorg voor het milieu is duidelijk belangrijker geworden voor bedrijven in de 21e eeuw.

9. Gestroomlijnd
Heeft u de spreadsheet opgeslagen als .xlsx, .xlsm of .csv? Is dit de eerste versie of het tweede? Waar wordt het origineel bewaard? Verlies deze hoofdpijn snel en neem een ​​systeem aan dat elk lid van uw organisatie hetzelfde exemplaar van een document biedt, met meerdere bewaarstatussen. Op deze manier kunt u nog steeds teruggaan en een oudere versie van uw werk bewerken als zich een probleem voordoet, maar de noodzaak voor kopieën van meerdere exemplaren, opgeslagen op meerdere locaties, met meerdere bestandsindelingen, is geëlimineerd. Nood aan beveiligingen op je werk? De meeste software, anticiperend op deze behoefte, biedt een manier voor managers om individuele beveiligingen op documenten te zetten, zodat uw documenten en bedrijf veilig en gezond blijven.

10. Licht
Of de daadwerkelijke software die u gebruikt eenvoudiger is, hangt sterk af van de oplossing die u hebt gekozen en het aanpassingsvermogen van uw team. Vrijwel zeker zal Cloud-gebaseerde software echter lichter zijn op uw hardware. Wat dit betekent is dat in plaats van uit te gaan en een bureaubladtoren te kopen met een i7-processor, 32 gigabyte RAM en een 1-TB solid-state schijf, je enkele van 's werelds krachtigste CRM kunt gebruiken op je anders onopvallende laptop van $ 150. Aangezien het eigenlijke computergebruik niet plaatsvindt op uw apparaat, hoeft de hardware niet te voldoen aan de vereisten die anders zouden gelden. De krachtigere servers en computers in uw softwareleverancier of in een faciliteit van een derde partij, behandelen al het zware werk, zodat u in alle rust kunt werken op een apparaat naar keuze.

11. Ondersteunend
Met ondersteunend personeel bij de hand om medewerkers de hulp te bieden die ze nodig hebben, is er geen interne IT-afdeling nodig voor dat deel van het bedrijf. De meeste software heeft een onboarding-proces om nieuwe gebruikers te leren navigeren en het meeste uit hun software te halen. Zelfs als een dergelijk proces niet beschikbaar is met de software die u hebt gekozen, is er waarschijnlijk een ondersteuningsregel of livechat om eventuele vragen te beantwoorden. Als al het andere faalt, hebben gebruikersforums en FAQ-secties misschien gewoon de informatie die u nodig hebt.

12. Modern
Of uw organisatie van mening is dat overstappen naar de cloud de juiste stap is, de rest van het personeel aarzelt niet. Vanaf 2015 werkten in de VS ongeveer 3,3 miljoen mensen  alleen al minstens de helft van de tijd op afstand. Dat aantal is sinds 2005 met bijna 80% gestegen en blijft groeien. Medewerkers moeten van overal toegang tot hun werk hebben en verwachten, en de opkomende werknemers zullen waarschijnlijk naar de flexibiliteit kijken om dit niet als een extraatje, maar als een vereiste te doen.

13. Integreerbaar
Hoewel het misschien de droom van sommigen is, is het nog niet mogelijk om een ​​stukje software te vinden om alles te doen wat uw bedrijf nodig heeft. Wat u kunt doen door over te schakelen naar de cloud, is het integreren van alle SaaS-tools die u op dit moment gebruikt. Veel oplossingen bieden open API's die kunnen worden verbonden met software die andere functies uitvoert. Omdat software-integratie de afgelopen jaren steeds belangrijker is geworden voor de bedrijfsresultaten, zijn er innovatieve oplossingen zoals Zapier verschenen waarmee gebruikers functies tussen software kunnen automatiseren.

Als uw medewerkers in het veld bijvoorbeeld regelmatig voorraadinformatie van winkels verzamelen met behulp van Repsly, is het heel goed mogelijk om een ​​aangepaste integratie te maken die deze voorraadnummers in realtime naar uw favoriete rapportagesoftware verzendt. Het integreren van lokaal geïnstalleerde software vereist vaak een aangepaste oplossing en kan duizenden euro's kosten. Met oplossingen zoals Zapier zijn de kosten minimaal en zijn de voordelen onmiddellijk en enorm!

14. Veilig
Toen cloud computing begon in zwang te raken, was de grootste zorg voor de meesten hoe veilig off-site data eigenlijk was. Gelukkig zijn de meeste zorgen weggenomen nu SaaS-bedrijven zich voor het grootste deel houden aan strikte ISO-normen voor informatiebeveiliging en regelmatig worden onderworpen aan beveiligingsaudits. Feitelijke gegevensopslagfaciliteiten worden zelden op dezelfde locatie gevonden als de softwareleverancier. Het is veel waarschijnlijker dat de werkelijke taak van datawarehousing wordt gegeven aan een enorm bedrijf, zoals Amazon Web Services.

15. Verbintenisvrij
Omdat SaaS letterlijk software als een service is, kunnen bedrijfseigenaren het gebruik op elk gewenst moment stopzetten. Tenzij u ervoor kiest om jaarlijks te betalen en korting krijgt (iets dat veel SaaS-bedrijven bieden), is uw abonnement waarschijnlijk van maand tot maand. Met dit model betaal je eenvoudig wat je nodig hebt zolang je het nodig hebt. Met traditionele software koopt u een licentie voor die software en bent u gedwongen om een ​​nieuwere versie of andere software te kopen tegen de volledige prijs, als en wanneer u ervoor kiest om over te schakelen.

16. Analytisch
Wanneer u de invoer van meerdere medewerkers over een lange periode combineert en krachtige computers en algoritmen hiermee omgaat, kunt u inzichten verkrijgen die anders ongemerkt onder uw neus zouden zijn doorgegeven. Gegevensverwerking betekent niet langer de eenvoudige verplaatsing van informatie. Van eigenaren en managers wordt verwacht dat software inzichten zal bieden over hoe processen en dagelijkse functies kunnen worden verbeterd. In sommige sectoren kunnen door crowd-sourcedata software leren om trends in gegevens over een bepaalde periode te vinden. Hierdoor kan het organisaties over potentiële problemen informeren voordat ze zich voordoen, en wijzen op kansen die anders misschien zijn gepasseerd.

17. Onmiddellijk
Voor organisaties op bedrijfsniveau kunnen "go-live" -perioden voor nieuwe on-premise-software tussen de twee en drie jaar in beslag nemen. Met cloudsoftware wordt de implementatietijd aanzienlijk verkort - wat betekent dat grote bedrijven SaaS-oplossingen in slechts enkele kwartalen volledig kunnen implementeren, en kleine bedrijven kunnen het zelfs sneller doen, soms in slechts een week. Tegen de tijd dat on-premise software volledig is geïmplementeerd, is de kans groot dat een nieuwe iteratie van dezelfde software al is vrijgegeven of dat de software verouderd is. Door de sprong naar de cloud te maken, kunnen ondernemers en besluitvormers hun concurrenten voorblijven in plaats van achterblijven in het stof.

18. Snel
Cloud computing is niet alleen voor software. Als uw organisatie in-house software host bij een cloudprovider, kunt u gebruikmaken van hun bronnen in plaats van uw eigen bronnen uit te bouwen. Dit bespaart de infrastructuurkosten aanzienlijk, en helpt ook om de latentie van de server te verminderen wanneer gebruikers over de hele wereld proberen uw service te bereiken.

19. Verantwoordelijk
Omdat steeds meer teams buiten een centrale locatie als een kantoor werken, zijn managers begrijpelijkerwijs bezorgd over de verantwoording van hun werknemers. Met cloud-gebaseerde software kunnen managers in realtime zien wat er gebeurt, zodat u weet wanneer een medewerker heeft ingecheckt bij een klant, een document heeft ingediend of voor de dag is aangemeld. Transparantie en verantwoording zijn eigenschappen die zowel managers als werknemers kunnen waarderen, en beide zijn nodig om een ​​onderneming in goede banen te leiden.

20. Intuïtief
Buiten de werkplek zijn er zeer weinig on-premise applicaties die de gemiddelde persoon dagelijks gebruikt. Social media, bankieren, videogesprekken, documenten voorbereiden ... de lijst gaat maar door, en ze zijn allemaal klaar in de cloud. Zonder dat iemand het echt ziet gebeuren, is de cloud de norm geworden. Met deze gedachte in het achterhoofd zijn tal van SaaS-bedrijven begonnen hun gebruikersinterface te bouwen volgens dezelfde principes als consumentenapplicaties. Dit betekent dat SaaS-applicaties voor het overgrote deel van het personeelsbestand van tweede aard zijn.

Conclusie
Het is duidelijk dat er veel voordelen zijn bij het overstappen naar cloudgebaseerde software. Hoewel sommigen nog steeds aarzelen, vindt troost in het feit dat bijna iedereen, van de Amerikaanse overheid tot private multinationale bedrijven over de hele wereld, tot ondernemers die werken vanuit hun garage begonnen zijn met het toepassen van cloud computing-oplossingen. De resultaten spreken voor zich, spring in de wolken!