Jedes schnell wachsende Unternehmen kämpft mit Entscheidungen über das beste Geschäftssystem, um seine expandierenden Aktivitäten zu verwalten. Die richtige Planung eines integrierten Unternehmensmanagement-Softwaresystems entspricht häufig den kurzfristigen Zielen für die Umsatzbeschleunigung. Infolgedessen werden unterschiedliche Anwendungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten in unterschiedlichen Funktionsbereichen installiert, was zu Ineffizienz der Geschäftsprozesse und zu Herausforderungen bei der Software-Integration führt. Aber wie sind diese Probleme überhaupt entstanden und wie können sie vermieden werden?
Jedes schnell wachsende Unternehmen kämpft mit Entscheidungen über das beste Geschäftssystem, um seine expandierenden Aktivitäten zu verwalten. Die richtige Planung eines integrierten Unternehmensmanagement-Softwaresystems entspricht häufig den kurzfristigen Zielen für die Umsatzbeschleunigung. Infolgedessen werden unterschiedliche Anwendungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten in unterschiedlichen Funktionsbereichen installiert, was zu Ineffizienz der Geschäftsprozesse und zu Herausforderungen bei der Software-Integration führt. Aber wie sind diese Probleme überhaupt entstanden und wie können sie vermieden werden?
Architektur eines typischen Geschäftssystems
Ein schnell wachsendes Unternehmen kann sich schnell in eine komplexe Anwendungslandschaft verstricken. Zu Beginn installieren Unternehmen zunächst Buchhaltungssoftware, damit sie ihre Buchhaltung verwalten können.
Auf der Suche nach mehr Kunden setzen Unternehmen dann eigenständige Opportunity-Management-Systeme sowie separate Systeme zur Lösung von Kunden-Support-Problemen ein. Bestandsmanagement-, Auftragsmanagement- und Fulfillment-Systeme werden mit unterschiedlicher Software und Tabellenkalkulation angegangen.
Um den Umsatz zu steigern, werden viele Unternehmen neue Bürostandorte eröffnen und zusätzliche Vertriebskanäle nutzen. Dies führt unter anderem zu fortschrittlicheren E-Commerce-Integrationsprozessen, wiederkehrenden Abrechnungen und Finanzkonsolidierungen. Zusätzliche Unternehmenssoftware zur Unterstützung dieser Prozesse kann in Form von eigenständigen Anwendungen verschiedener Hersteller, proprietären Anwendungen oder einer Vielzahl von Tabellenkalkulationslösungen bereitgestellt werden.
Unternehmen, die ihre Systeme im Laufe der Zeit auf diese Weise weiterentwickeln, verfügen möglicherweise über eine schlecht geplante Architektur, die die taktischen Anforderungen kurzfristig nicht optimal erfüllt, während das Unternehmen langfristig effizient vor Skalierung geschützt ist. Dieses verwirrende Netz von isolierten Unternehmenssoftwaresystemen, die oft als "Software-Hairball" bezeichnet werden, verlangsamt die Flexibilität, Produktivität und letztendlich die Wachstumsfähigkeit des Unternehmens.
Geschäftliche Herausforderungen durch ein Softwaresystem
Wenn schnell wachsende Unternehmen mehrere Anwendungen haben, ergeben sich viele geschäftliche Herausforderungen. Diese Herausforderungen können so gravierend werden, dass sie das Wachstum lähmen können. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der fünf wichtigsten Probleme, die Ihr Wachstum hemmen können, wenn Sie mit verschiedenen Unternehmenssoftwaresystemen arbeiten:
Verschwendete Mitarbeiterproduktivität
Wenn sich Ihr Unternehmen im Wachstumsmodus befindet, muss jeder Mitarbeiter mit optimaler Produktivität arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter in ineffizienten und inkonsistenten Prozessen stecken bleiben, erhöht dies die Fehlerquote und führt zu einer Zeitersparnis bei ihren wichtigeren Kernaufgaben. Wichtige Vorgänge wie Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Spesenabrechnung und Ausführung, um nur einige zu nennen, können viel länger dauern und sind häufig fehlerhaft. Beispielsweise können Ihre Mitarbeiter Stunden damit verbringen, Auftragsinformationen manuell in das Buchhaltungs- und Abrechnungssystem einzugeben, während andere Mitarbeiter dieselben Informationen aus Ihrem CRM-System für ihre Auftragsbearbeitungsprozesse und zur Berechnung von Verkaufsprovisionen extrahieren. Wenn in der Zwischenzeit Bestellungen storniert werden, müssen Ihre Mitarbeiter nach Daten suchen, um diese Informationen abzugleichen.
Fehlende Echtzeit-Sichtbarkeit
Wenn Softwaresysteme nicht integriert sind, haben Sie mehrere überlappende Datenbanken und können sich nicht schnell ein Bild von der Geschäftsentwicklung machen. Berichte, die die Leistung Ihrer Finanz-, Verkaufs-, Marketing-, Service- und Fulfillment-Abteilungen anzeigen, sind entscheidend, um Ihnen einen integrierten Überblick über die Aktivitäten Ihres Unternehmens zu geben. Die meisten Unternehmen geben es einfach auf, diese Informationen zu erhalten, basierend auf der Zeit, die zum Sammeln, Extrahieren und Analysieren dieser Daten benötigt wird. Für diejenigen, die dies tun, werden unzählige Stunden damit verschwendet, nicht verwandte, fehleranfällige und veraltete Informationen zusammenzufügen. Infolgedessen treffen Unternehmen entweder langsam wichtige Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Informationen oder treffen voreilige und riskante Entscheidungen aus ihrem Instinkt heraus.
Komplexität und Kosten der Integration
Bei so vielen verschiedenen Anwendungen verschwendet die IT enorm viel Zeit und Geld für die Integration, Wartung und den Erwerb neuer Versionen dieser Anwendungen. Wenn neue Versionen gekauft werden, müssen häufig noch mehr Integrations- und Wartungsarbeiten durchgeführt werden, damit alle verschiedenen Softwareversionen zusammenarbeiten. Aus diesem Grund wird wertvolle IT-Zeit verschwendet, um das Unternehmen produktiver zu machen, und die Wartungskosten steigen.
Erhöhter Kundenumsatz
Kundenakquise und Umsatzwachstum sind wichtige Säulen für den weiteren Erfolg Ihres Unternehmens. In einem harten Wettbewerb ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen ein außergewöhnliches Kundenerlebnis bietet oder das Risiko eingeht, dass Kunden ihr Unternehmen an einen anderen Ort verlegen. Wenn Kunden nicht schnell Informationen über ihren Bestellstatus erhalten, Probleme nicht rechtzeitig lösen können oder sich häufig mit Produkten befassen müssen, die nicht auf Lager sind, sind sie weniger zufrieden und kaufen weniger schnell bei Ihnen ein. Ein integriertes Softwaresystem stellt sicher, dass Kunden über die richtigen Informationen und das richtige Kundenerlebnis verfügen und dass Ihre Mitarbeiter sofort auf alle Kundeninformationen zugreifen können, die sie für die Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden benötigen.
Vorteile integrierter Softwareanwendungen
Um Ihr Geschäft mit den von Ihnen geplanten dramatischen Raten auszubauen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Geschäftssoftwareanwendungen um eine Codebasis, eine Datenbank und einen Geschäftsprozess herum integrieren. Die Vorteile des Entwurfs Ihrer Systeme auf diese Weise führen zu enormen Kosteneinsparungen und einer verbesserten Geschäftsproduktivität, einschließlich:
Prozesseffizienz in Ihrer Organisation
Es gibt mehrere wichtige Prozesse, denen Sie in Ihren täglichen Aktivitäten begegnen können, wie z. B. Auftragsverwaltung, Erfüllung, Rechnungsstellung, Inkasso, Spesenabrechnung und finanzielle Konsolidierung, um nur einige zu nennen. Durch die Automatisierung solcher Prozesse können Sie neue Mitarbeiter vermeiden, die ansonsten für die Verwaltung dieser Prozesse benötigt würden, und Mitarbeiter für höherwertige Aktivitäten einsetzen, um Ihrem Unternehmen zu helfen, innovativ zu sein und zu wachsen. In einer ROI-Studie des unabhängigen Analystenunternehmens Nucleus Research von Kunden, die NetSuite, die weltweit führende integrierte Cloud-Business-Suite, nutzen, stellte Nucleus fest, dass durch die Verwendung einer integrierten Suite die Abschlusszeiten um 50% und die Umsatzproduktivität um 12% verkürzt werden können , 5% und erhöht die Lagerumschlagsrate um 50%, zusätzlich zu anderen Effizienzen. In derselben Studie verkürzt ein anderer Kunde, Advantage Sign Supply, die Bearbeitungszeit der Bestellung um 66%.
Deutlich verbesserte Sichtbarkeit
Echtzeit-Transparenz ist wichtig, wenn Sie fundierte Entscheidungen treffen. Wenn auf Informationen fast überall zugegriffen werden kann, ohne Ressourcen für die Datenextraktion zu verschwenden und Daten aus verschiedenen Quellen zu binden, sind die Mitarbeiter besser informiert und können genauere und schnellere Entscheidungen treffen. Durch die Verfügbarkeit aller Unternehmensdaten in Echtzeit konnte König Wheels beispielsweise die Arbeitslast seiner Lieferanten in Echtzeit verfolgen und ihre Aktivitäten in vier Jahren verdoppeln, wobei jährlich 120.000 US-Dollar eingespart wurden.
Beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen für die IT
Da die IT nicht mehr mehrere Systeme erwerben, installieren und warten muss, sowie die unterschiedlichen Integrationen zwischen ihnen, können die Betriebskosten erheblich gesenkt werden, während die IT-Zeit für die Verbesserung des Geschäftsbetriebs aufgewendet werden kann Ein integriertes Softwaresystem ermöglicht eine schnellere Erweiterung auf mehrere Standorte und zusätzliche Vertriebskanäle dank einheitlicher Prozesse und Daten für das Bestell- und Rechnungswesen. Unternehmen können aufgrund der verbesserten Sichtbarkeit, die sie erlangen, auch besser verkaufen und Cross-Selling an ihren bestehenden Kundenstamm durchführen. Beyond the Rack, ein Unternehmen, das erst 2009 gegründet wurde, konnte durch die Bereitstellung eines integrierten Systems, NetSuite OneWorld, schnell wachsen und 4 Millionen Kunden bedienen.
Benutzerorientierte Innovation
Da sich Prozessänderungen schnell umsetzen lassen, können Benutzer im Geschäftsalltag ihr Fachwissen einsetzen, um Prozesse und Anwendungen so anzupassen, dass die Leistung verbessert wird. In der Zwischenzeit kann sich die IT auf strategische Initiativen konzentrieren, die einen Mehrwert für die Geschäftsergebnisse bieten, indem sie innovative Lösungen mit Mehrwert entwickelt.
Fazit
Heutzutage setzen Unternehmen in fast allen Branchen fortschrittliche Unternehmenssoftware ein, um ihr Wachstum voranzutreiben. Viele tun sich jedoch immer noch schwer, ihr Wachstum zu verfolgen und die Kosten effektiv zu kontrollieren. Dies ist auf ein Durcheinander nicht funktionierender funktionaler Systeme zurückzuführen, das zu Prozessengpässen und Problemen mit der Mitarbeiterproduktivität führt . Integrierte Business-Software-Suiten verändern die Art und Weise, in der Unternehmen geführt werden, und ermöglichen es ihnen, die wachsenden Probleme zu überwinden, die sie zuvor zurückgehalten hatten, um ihr Geschäft auf ein höheres Niveau profitablen Wachstums zu bringen.
Sofco
Sofco entwickelt Online-Software, die mit vorhandenen internen Systemen verknüpft werden kann. Weitere Informationen erhalten Sie von den Sofco-Fachleuten.