Warum sollten Sie bei so vielen vorgefertigten Softwareprodukten, die für eine Vielzahl von Branchen und Geschäftsprozessen verfügbar sind, jemals ein Softwareunternehmen von Drittanbietern für die Entwicklung von kundenspezifischer Software für Ihr Unternehmen benötigen oder wollen?
Keine fertige Software kann genau das, was Sie brauchen.
Die Kontrolle und der Besitz der Software, die Ihr Unternehmen betreibt, ist als strategischer Vorteil erforderlich oder wünschenswert. Beides kann auf Ihre Situation zutreffen und innerhalb dieser allgemeinen Gründe gibt es andere Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten.
Nichts ist angemessen
Wenn Sie fertige Software erwerben, müssen Sie möglicherweise Ihr Unternehmen ändern, um sich an das Softwaremodell anzupassen. Bestehende Software kommt dem, was Sie benötigen, möglicherweise nahe, aber nichts ist genau richtig für alle Ihre wesentlichen Funktionen. Sie können letztendlich auch für viele Funktionen bezahlen, die Sie nicht benötigen und die Sie niemals nutzen werden. Der Aufwand und die Kosten für die Änderung vorhandener Software können, wenn möglich, die Kosten für den Kauf von Software bei weitem übersteigen. In einigen Fällen können die Kosten für die Anpassung vorhandener Software die Kosten für benutzerdefinierte Software übersteigen!
Bei der Auswahl eines vorhandenen Softwaresystems, das nicht perfekt passt, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Ändern Sie die Arbeitsweise Ihres Unternehmens, um die Software anzupassen.
- Passen Sie die Software an Ihre Geschäftsanforderungen und -prozesse an.
Die erste Option kann attraktiv sein; es kann sogar Ihr Geschäft verbessern. Wenn der Unterschied zwischen der Funktionsweise vorhandener Software und der Funktionsweise Ihres Unternehmens nicht zu groß ist, können geringfügige Änderungen an Ihren Geschäftsaktivitäten zur Aktivierung neuer Software eine vorsichtige Option sein. Wenn die Änderungen jedoch zu weitreichend sind, sich unangenehm auf Ihr Geschäftsmodell auswirken oder sich nachteilig auf Ihr Geschäftsmodell auswirken, ist es inakzeptabel, Ihre Geschäftsprozesse an die Software anzupassen.
Die zweite Option ist nicht immer möglich. Nicht jede fertige Software ist anpassbar. Manchmal sind die Ergebnisse der Anpassung enttäuschend, umständlich und teuer.
Wenn eine Anpassung möglich ist, müssen 5 Faktoren berücksichtigt werden:
Die Lücke - Was ist der Unterschied zwischen der Funktionsweise der Software und der Funktionsweise, die Sie haben sollten?
Die Kosten - wie viel Zeit und Geld wird benötigt, um die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen?
Die Machbarkeit - ist es überhaupt möglich, die Software an Ihre Anforderungen anzupassen?
Die Reibung - wie willens oder fähig ist der Softwarelieferant, Ihre Bedürfnisse und Veränderungen zu erfüllen?
Die Zukunft - Was sind die Wartungskosten und -ressourcen, die erforderlich sind, um die Softwareänderungen bei der Veröffentlichung neuer Versionen aufrechtzuerhalten? Wenn das neue Softwaresystem eng an der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ausgerichtet ist und Aufwand und Kosten für Anpassung und Wartung akzeptabel sind, ist die Standardlösung wahrscheinlich kostengünstiger als die Verwendung eines modifizierten Systems.
Eine weitere Überlegung gilt, wenn Ihre Branche stark reguliert ist, beispielsweise in den Bereichen Finanzen und Gesundheitswesen. In diesem Fall empfiehlt es sich, nicht angepasste Standardsoftware zu verwenden, wenn der Lieferant wichtige Anreize hat, ihn über Änderungen der Compliance-Anforderungen auf dem Laufenden zu halten.
Auf der anderen Seite:
Wenn Ihr Unternehmen so arbeiten muss, wie Sie es entworfen haben, und Standardsoftware damit nicht kompatibel ist oder es überhaupt keine geeignete Software gibt, ist eine benutzerdefinierte Softwarelösung möglicherweise die beste Option.