Met zoveel kant-en-klare software beschikbaar voor een verscheidenheid aan industrieën en bedrijfsprocessen, waarom zou u ooit een softwarebedrijf van derden willen of nodig hebben om aangepaste software voor uw bedrijf te ontwikkelen?
Geen kant-en-klare software doet precies wat je nodig hebt.
Controle en eigendom van de software die uw bedrijf bestuurt is noodzakelijk of wenselijk als een strategisch voordeel. Het kan zijn dat beide van toepassing zijn op uw situatie en binnen deze algemene redenen zijn er nog andere factoren die u moet overwegen.
Niets is passend
Als u kant-en-klare software koopt, moet u mogelijk uw onderneming wijzigen om zich aan het model van de software aan te passen. Bestaande software komt misschien dicht in de buurt van wat u nodig heeft, maar niets is precies goed voor al uw essentiële functies. U kunt ook uiteindelijk betalen voor veel functies die u niet nodig heeft en die u nooit zult gebruiken. De inspanning en kosten van het aanpassen van bestaande software, indien mogelijk, kunnen de kosten van de softwareaankoop ver overschrijden. In sommige gevallen kunnen de kosten van aanpassingen aan bestaande software de kosten van aangepaste software overtreffen!
Bij het kiezen van een bestaand softwaresysteem dat niet perfect past, hebt u twee keuzes:
- Verander de manier waarop uw bedrijf werkt om de software te huisvesten.
- Pas de software aan op uw zakelijke behoeften en processen.
De eerste optie kan aantrekkelijk zijn; het kan uw bedrijf zelfs verbeteren. Als het verschil tussen hoe de bestaande software werkt en hoe uw bedrijf werkt niet te groot is, kunnen kleine wijzigingen in uw bedrijfsactiviteiten om nieuwe software mogelijk te maken een voorzichtige optie zijn. Aan de andere kant, als de wijzigingen te ingrijpend, te ongemakkelijk zijn of uw bedrijfsmodel nadelig beïnvloeden, is het onaanvaardbaar storend om uw bedrijfsprocessen aan te passen aan de software.
De tweede optie is niet altijd mogelijk; niet alle kant-en-klare software is aanpasbaar. Soms zijn de resultaten van het aanpassen teleurstellend, omslachtig en kostbaar.
Wanneer maatwerk mogelijk is, zijn er 5 factoren om te overwegen:
De kloof - wat is het verschil tussen hoe de software werkt en hoe deze voor u moet werken?
De kosten - hoeveel tijd en geld zijn er nodig om de software aan te passen aan uw behoeften?
De haalbaarheid - is het zelfs mogelijk om de software te vervormen om aan uw vereisten te voldoen?
De wrijving - hoe bereid of in staat is de softwareleverancier om tegemoet te komen aan uw behoeften en wijzigingen?
De toekomst - wat zijn de onderhoudskosten en -middelen die nodig zijn om de software-aanpassingen intact te houden wanneer nieuwe versies worden uitgebracht? Als het nieuwe softwaresysteem nauw aansluit bij de manier waarop uw bedrijf werkt en de moeite en kosten van aanpassing en onderhoud acceptabel zijn, dan is de standaardoplossing waarschijnlijk minder duur dan het in gebruik nemen van een aangepast systeem.
Een andere overweging is van toepassing als uw branche een sterk gereguleerde sector is, zoals financiën en gezondheidszorg. In dit geval kan het het beste zijn om te blijven met niet-aangepaste, standaard software waarbij de leverancier belangrijke prikkels heeft om hem op de hoogte te houden van veranderende nalevingsvoorschriften.
Aan de andere kant:
Als uw bedrijf moet werken zoals u het hebt ontworpen, en standaard software is hiermee incompatibel, of er is geen geschikte software op de eerste plaats, dan is een aangepaste software-oplossing misschien wel de beste optie.